“Tener reuniones eficientes va más allá de gestionar bien nuestro tiempo y el de los demás. Impacta en todas las áreas de la vida organizacional y es por eso que debemos optimizar su uso y aprender a gestionarlas. Si la reunión está bien planificada, está demostrado que 40 minutos es tiempo suficiente para abordar las temáticas importantes”.

Cecilia Mansilla, experta en liderazgo de reuniones laborales.

• ¿La reunión realmente es necesaria?

A pesar de sonar a una pregunta obvia, la realidad muestra que no lo es: antes de enviar una convocatoria para una reunión, preguntate si la reunión realmente es necesaria. Muchas reuniones podrían ser un email o una llamada telefónica breve.

• Sin objetivos, no hay reunión.

¿Para qué nos reunimos? ¿Cuál es el resultado esperado del encuentro? Si no tenemos claro qué es lo que buscamos con la reunión, es muy probable que perdamos el tiempo en lugar de invertirlo. Proporcioná una agenda a la hora de enviar el meeting, esto permite que las personas invitadas, puedan prepararse en base a esos puntos.

Si durante el encuentro empiezan a surgir otros temas, proponé agendar otro encuentro y volvé a encauzar la atención a los objetivos acordados.

• No es necesario que cada reunión se convierta en un meeting multitudinario. 

Así que invitá solamente a quien sea necesario, es decir, a quien de algún modo le afecte los puntos a tratar en la reunión.

• Conviene que las reuniones duren entre 15 y 45 minutos. 

Si no se pueden cubrir todos los puntos previstos en ese tiempo, quizá haga falta más preparación previa. Ser breves es la mejor receta para aumentar la productividad. Está comprobado que después de los 50 minutos, las personas empiezan a perder la atención.

• Sé respetuoso con el tiempo de las otras personas: 

Llegá unos minutos antes para saludar a quienes asisten. 10 minutos antes de finalizar la reunión recapitulá los puntos acordados y brindá un cierre, sin sobrepasar el tiempo previsto. 

• Intentá que tu reunión sea bidireccional.

Si no estás presentando algo nuevo, necesitás captar la atención del oyente. Fomentá la participación mediante el uso de preguntas abiertas como «¿Qué sugerís?» y «¿Cómo te sentís acerca de?»

• El video, de ser posible, debería ser obligatorio: 

La comunicación es más eficaz cuando incluye señales no verbales. No hay duda de que lo que decimos es muy importante, pero también importa cómo lo decimos.

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